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Organiser un voyage d’affaires n’est pas un événement toujours facile à gérer. Avec tous les documents d’entreprise qu’il faut préparer, les formulaires administratifs à fournir et à remplir, les réservations liées à l’hébergement et au déplacement qu’il faut faire, avoir un sens aigu de l’organisation est primordial. Afin d’éviter les stress que cela peut engendrer, voici quelques éléments à prendre en compte afin d’éviter les mauvaises surprises.
Le vol
Si vous partez pour l’étranger, il est important de vérifier si vous avez tous les documents, visas et vaccins nécessaires pour pouvoir entrer dans votre pays de destination. En effet, ces éléments peuvent être obligatoires en fonction de votre destination.
Avant de réserver vos billets, faites un tour sur les différents sites des agences de voyages, car il est possible que la plupart des compagnies aériennes proposent des promotions. Toutefois, bien que certains tarifs puissent être alléchants, il peut être important pour vous de vérifier s’il vous est possibilité de changer les dates et les horaires de vol, en cas de besoin.
L’hébergement
En termes de tourisme d’affaires, bien choisir le bon hébergement va dépendre essentiellement de la durée du déplacement. Toutefois, il peut être judicieux d’opter pour un hébergement qui se trouve à proximité de l’aéroport et le lieu d’affaires. Dans le cas où vous ne restez que quelques heures, il est possible de trouver un hôtel qui propose des tarifs de courte durée. Par contre, si vous savez que vous aurez du temps libre, un hôtel localisé en centre-ville vous permettra de profiter de certaines attractions touristiques ou gastronomiques.
Bien choisir son hébergement, éventuellement si vous devez en choisir un qui soit à la fois votre lieu d’hébergement et le lieu d’affaires, c’est également s’assurer que l’hôtel dispose des caractéristiques spéciales telles que des salles de conférences, un minibar, un service de café et de bar toute la journée et un coffre-fort pour vos objets de valeur. Pour être joignable à tout moment et accéder aisément à vos mails, n’hésitez pas demander si la connexion Wi-Fi est comprise dans les tarifs et si votre chambre y a accès.
Le timing
Pour la plupart des cas, les voyageurs d’affaires ont un agenda surbooké. Afin d’être davantage efficace, il est crucial de prévoir un temps supplémentaire par rapport à l’horaire de vol. Cela va permettre de faire face efficacement à la situation en cas de problèmes de circulation ou de réunions qui dépassent l’heure prévue. Aussi, gardez à l’esprit le décalage horaire dans le pays de destination par rapport à l’endroit où vous avez quitté pour éviter toute confusion.
